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ProtocolloEventi

Organizzazione Eventi Ninux

Proposa di un protocollo da seguire per l'organizzazione di eventi Ninux.

Studio del Target

Il target rappresenta un gruppo o una tipologia di persone a cui ci si vuole riferire.

In base alla scelta del target bisognerà adottare uno certo stile lessicale ed estetico.

Se ad esempio volessimo rivolgerci ad un pubblico più vasto rispetto ai geeks/nerds bisognerà cercare di usare un linguaggio semplice evitando termini tecnici, mentre se invece volessimo mirare proprio agli smanettoni sarà importante rendere l'evento appetibile per un pubblico tecnicamente competente.

Promozione

  • Creare una pagina sul wiki con il riepilogo di cosa c'è da fare e chi fa cosa
  • Scrivere un post sul blog, possibilmente almeno una settimana prima (se due ancora meglio)
  • Sul blog non deve mancare data, ora, luogo e una descrizione chiara di quello che si farà durante l'evento
  • Diffondere la URL del post sul blog con ogni mezzo lecito: social networks, email, passaparola, altri blog, ecc
  • Chiedere a tutta la community di diffondere la URL del post sul blog
  • Promuovere l'evento in specifici gruppi a cui il tema potrebbe interessare particolarmente e chiedere il favore di fare passaparola (sia virtuale che reale)

Checklist

  • C'è un microfono?
  • C'è tutto il materiale che è stato richiesto?
  • Serve il proiettore? C'è?
  • Internet funziona?
  • L'access point riesce a sopportare almeno 30 client collegati nello stesso momento?
  • Ci sono abbastanza sedie?
  • Servono tavoli?
  • Ci sono i volantini e gli adesivi?
  • Ci sono le magliette?
  • Assicurarsi che gli ospiti individuino facilmente l'entrata e la sala dove si terrà l'evento
  • Volendo si può pensare di offrire qualche tipo di servizio per mangiare, tipo ordinare delle teglie intere di pizza e servirle al bar (a pagamento ovviamente, altrimenti c'andiamo sotto coi soldi!)

Prima dell'evento

  1. Recuperare la chiave del Fusolab.
    • Questo significa valutare le seguenti possibilità:
    • Contattare una delle persone che posseggono gia' la chiave del Fusolab e mettersi d'accordo per farli essere presenti al Fusolab in occasione del workshop all'ora indicata
    • Farsi dare la chiave del Fusolab dalle persone che la posseggono gia'.
  2. Recuperare i nominativi delle persone che aiuterà nell'organizzatore dell'evento per le seguenti attività
    • Spostamento di sedie e tavoli per la sala e il merchandising
    • Vendita merchandising
    • Accoglienza invitati al workshop
    • Se non è possibile trovare per quel giorno persone disponibili in NINUX contattare IMMEDIATAMENTE il Fusolab

Durante l'evento

  • Accogliere i nuovi arrivati spiegando cos'è ninux
  • Se l'evento prevede un costo d'entrata o una sottoscrizione assicurarsi che ci siano sempre almeno due persone a riscuotere
  • Se l'evento è gratuito e prevede un minimo di offerta libera in cambio di una consumazione, informare gli invitati sottolineando l'importanza della donazione
  • Fare qualche foto (fa sempre figo)
  • Se l'evento è rivolto ad un pubblico particolarmente sensibile in materia di privacy bisognerà chiedere il permesso di fare foto oppure sfocare i volti prima di pubblicarle
  • Fare in modo che le persone vedano le magliette e che capiscano che si possono comprare! :-)

  • E' buona cosa inviare qualche tweet sull'account di Ninux riguardo all'evento in corso

Dopo l'evento

  • Restituire la chiave del Fusolab a chi l'ha prestata
  • Caricare le presentazioni e possibilmente anche i sorgenti su questa pagina: Presentazioni Ninux.org

  • Volendo si possono raccogliere le foto dell'evento sulla Foto Gallery

  • E' buona cosa scrivere un breve post di riepilogo sul blog e pubblicare qualche foto
  • Se il punto precedente è stato implementato è buona cosa pubblicare il link sui vari social network